Parkeren

Zowel op de opbouwdag (dinsdag 17/03) als op beide congresdagen (woensdag 18 en donderdag 19/03), voorzien we voor alle standhouders parkeerplaatsen.

De eerste parking die wordt aangewezen, is Parking Kimpel (Eikenlaan 10, 3740 Bilzen-Hoeselt). Als die volzet is, dan verwijst een parkeerwachter of steward je naar een andere parkeerplaats, binnen de site (opnieuw via de leveranciersingang) of elders.

Alle parkings die gebruikt worden in functie van Congres Lokaal Sportbeleid, zijn openbaar; ze worden dus niet afgesloten, waardoor er nergens tijdslimieten of deadlines voor vertrek zijn. Bovendien kunnen ze kosteloos gebruikt worden.

Op- en afbouw

Opbouw

De opbouw gebeurt op dinsdag 17 maart. Alle leveringen voor de bedrijvenbeurs gebeuren aan de tennishal zelf. Je kan deze bereiken via de leveranciersingang t.h.v. Eikenlaan 23, 3740 Bilzen-Hoeselt (vlak voor de bibliotheek).

Net als de afgelopen jaren werken we met tijdslots om het leveren van materiaal voor je stand zo vlot mogelijk te laten verlopen. Je ontvangt ongeveer vier weken voor het Congres je toegewezen tijdslot. Kan je niet binnen dit tijdsslot leveren, of schat je langer werk te hebben om materiaal te lossen? Neem dan zo snel mogelijk contact op met de verantwoordelijke collega.

Een parkeerwachter/steward zal je de weg wijzen naar de los- en laadzones. Volg zijn instructies goed op! Heb je grote materialen, dan zal je doorverwezen worden naar de oostkant (kant sporthal), waar naast twee dubbele deuren (2x 1,6m breed en 2,8m hoog) ook een sectionale poort is (3,2m breed en 2,8m hoog). Heb je enkel kleiner materiaal, dan kan je ook kiezen voor de westkant; daar zijn enkel twee dubbele deuren (2x 1,6m breed en 2,8m hoog). Kies dan i.f.v. je standplaats op het plan voor de ingang het kortste bij je stand!

In beide zones kan je niet parkeren. Voertuigen mogen maximaal 1 uur in de los- en laadzones blijven. Van aan de oostkant van de tennishal neem je de weg tussen de sporthal en het zwembad, terug naar de Eikenlaan. Van aan de oostkant van de tennishal rijd je via de Zeepstraat noordwaarts (rechtsaf), terug richting de Zeepstraat. Zie hierboven voor de parkeerinfo.

We vragen met aandrang om jullie zelf zo goed mogelijk te organiseren voor het uitladen en verplaatsen van jullie materialen. In de tennishal moeten wij een opbouwvloer leggen, om de tennisvloer te beschermen. Dit zorgt voor een niveauverschil van een 10-tal cm, waarvoor de plaatser van de vloer oprijplaten ging voorzien. Op de opbouwvloer mag niet met een vorklift gereden worden; die zal dus ook niet aanwezig zijn. Met de wagen binnenrijden is dus uiteraard ook geenszins een optie! Breng gerust zelf een steekkarretje mee om je materiaal tot aan je standruimte of beweegplein te vervoeren. Let wel op: er zal tapijt liggen in heel de hal; wees voorzichtig met zware karren of transpaletten en zorg dat het tapijt niet begint te golven!

Opbouwen kan uiterlijk tot 17u00; daarna moet de tennishal onherroepelijk dicht!

Afbouw

De afbouw gebeurt op donderdag 19 maart aansluitend aan de tweede beursdag. Afbouwen kan dus vanaf 17u00. Vroeger afbouwen is niet toegelaten! We hebben deelnemers die enkel voor de beurs op donderdagnamiddag komen. We bieden deze mensen dan ook een volwaardig beursbezoek aan, incl. slotspreker en slotdrink. Aansluitend kan dus de afbouw beginnen.

Net als de afgelopen jaren werken we met tijdslots om het laden van materiaal van je stand zo vlot mogelijk te laten verlopen. Je ontvangt ongeveer vier weken voor het Congres je toegewezen tijdslot. Als dit voor een transporteur niet zou lukken, neem dan zo snel mogelijk contact op met de verantwoordelijke collega.

Wij verwachten dat tegen 20u00 alles ontruimd is. Er kan geen materiaal blijven staan tot vrijdag; alles moet donderdag opgehaald worden!

Afval

We vragen met aandrang om alle afval (papier & karton, hout, plastic, restafval…) van de opbouw en na de afbouw terug mee te nemen. Er zullen geen containers ter beschikking zijn om afval in achter te laten.
Voor afval dat we kunnen toewijzen aan een stand zal nadien een kost worden aangerekend voor verwerking en/of recyclage.

De standplaats

In het bedrijfspartnership zit voor elke Master Partner inbegrepen dat je aanwezig kan zijn op het Congres met een stand. Dat wil zeggen dat wij voor elke standhouder de vrije oppervlakte voorzien. Op die oppervlakte voorzien wij als organisator sowieso een tafel met nap, twee stoelen en een verdeelblok op het equivalent van één stopcontact.

Er zijn in het partnership echter geen wandpanelen voorzien die jouw stand afbakenen van de naburige standen. Heb je een eigen stand of werk je samen met een eigen partner? Da 's zeker oké! Heb je nog geen eigen stand of partner? Geen probleem! Via onze standenbouwer kunnen we je ook een stand (en tapijt, tv-scherm, meubilair etc.) te huur aanbieden! Klik hier voor meer info.

Toewijzing standplaats

Op sommige beurzen krijg je als standhouder je plaats op het standenplan toegewezen. Bij ons krijgt elke bedrijfspartner de kans om een eigen plaats te kiezen in de beursruimte, en dit op basis van enkele eenvoudige principes.

Begin januari finaliseren we het standenplan en bezorgen we dit aan alle standhouders. Op die manier kan elke partner al eens nadenken over welke stand hij of zij wil innemen. Daarna versturen we gefaseerd, in verschillende golven van partnership-anciënniteit (controleer je status op onze website), het plan opnieuw. Elke dag kunnen de verschillende partners uit die golf dan intekenen voor de nog beschikbare standen. Dit jaar versturen we de mails op... 

• dinsdag 13 januari 2026 om 10u00 naar de Diamond Partners
• woensdag 14 januari 2026 om 10u00 naar de Golden Partners
• donderdag 15 januari 2026 om 10u00 naar de Silver Partners
• vrijdag 16 januari 2026 om 10u00 naar de Master Partners
• voor de volledigheid: intekeningen voor een éénmalige activiteit krijgen, net zoals non-profitorganisaties en federaties, een plaats toegewezen.

De mail vertrekt naar de contactperso(o)n(en) die in ons systeem als dusdanig staan aangeduid. Om je standkeuze door te geven, kan je eenvoudigweg replyen op de mail en 3 keuzes doorgeven. We hanteren het first-come-first-served-principe: het tijdstip van de door jou verstuurde e-mail bepaalt de volgorde waarin de standen worden toegewezen.

Het voordeel om in een bepaalde golf te mogen antwoorden, vervalt de volgende dag. Dit wil zeggen dan als een Diamond Partner niet op dinsdag antwoordt, hij op woensdag opnieuw een standenplan ontvangt, samen met de Golden Partners.

Gelieve ons bij intekening meteen ook uitdrukkelijk te melden of, indien je door jouw keuze naast een concurrent zou komen te staan, je dan liever een andere plaats verkiest. Die plaats zal Netwerk Lokaal Sportbeleid dan toewijzen. Als er niets werd vermeld, wordt er mogelijk geen rekening mee gehouden.

Netwerk Lokaal Sportbeleid zal zo veel mogelijk rekening houden met jouw voorkeuren. Indien het echter omwille van organisatorische redenen of de technische specificaties van jouw stand niet mogelijk is om aan jouw wensen te voldoen, zal Netwerk Lokaal Sportbeleid je een andere standplaats toewijzen om zo een optimale congresorganisatie te verzekeren.

In de loop van de dag krijg je een bevestiging voor ontvangst; zo weet je dat je mailtje goed is toegekomen. Let op: dit is echter geen bevestiging van het standnummer; die ontvang je maar als heel de puzzel is gelegd. Je neemt best telefonisch contact op (03/780 91 03) indien je rond 15u00 geen bevestiging hebt ontvangen.

We vragen ook om uiterlijk op maandag je keuzes voor de standplaats door te geven. Daarna zal Netwerk Lokaal Sportbeleid zelf alle andere standplaatsen toewijzen, om zo op dinsdag, één week na de intekening van de Diamond Partners, het volledige standenplan te presenteren!