Op deze pagina kunnen wij als medewerker van Netwerk Lokaal Sportbeleid terugvinden hoe we iemand die registreerde toegang kunnen geven tot de community-app.

Stappen in de registratieverwerking (JI)

1. Via de website registreert iemand zich om lid te worden van de online community. Deze persoon ziet na registratie een bericht verschijnen op de pagina, maar ontvangt niet automatisch een mail. Er wordt wel een melding verstuurd naar app@lokaalsportbeleid.be.
2. Vanuit die melding kan je de registratie openen en controleren. Door de inzending te ‘bekijken’ en te ‘bewerken’ kunnen gegevens eventueel verbeterd worden en kan de effectieve verwerking (‘goedgekeurd’ of ‘afgekeurd’ aanvullen) gebeuren. Vergeet de verwerking niet op te slaan.
3. Vanuit het overzicht van alle inzendingen kan via een bulkactie naar iedereen die in de vorige stap werd afgekeurd de melding van weigering worden verstuurd. Selecteer hiervoor alle ‘afgekeurden’, klik op ‘Bulkacties’, selecteer ‘Meldingen opnieuw versturen’ en klik op ‘Toepassen’. Zet het vinkje naast ‘Nieuwe registratie – Afgekeurd’ aan en klik op ‘Meldingen opnieuw versturen’.
4. Om de export (die we nodig hebben voor de verwerking in Network app) zo clean mogelijk te houden, mogen de ‘afgekeurden’ al naar de prullenbak verplaatst worden. Dit kan via dezelfde werkwijze als hierboven: selecteer opnieuw alle ‘afgekeurden’, klik op ‘Bulkacties’, selecteer ‘Prullenbak’ en klik op ‘Toepassen’.
5. In het postvak in van de mailbox kan de interne meldingsmail in de juiste map (‘goedgekeurd’ of ‘afgekeurd’) gesleept worden. Op die manier houden we ook hier het postvak zo clean mogelijk: in theorie staan er dus enkel de twijfelgevallen (‘in verwerking’) en nog niet verwerkte registraties in.

Stappen in de registratieverwerking (NJ)

1. Surf naar de pagina ‘Opvolgen registraties community app‘ (is deze pagina).
2. Klik onderaan op de blauwe button ‘Download hier de nieuwe registraties‘. Je downloadt op die manier een Excel.
3. Open het gedownloade Excel-document. In deze Excel zal je een overzicht kunnen bekijken van nieuwe registraties.
4. Kolom K bevat ‘Goedgekeurd’, ‘Afgekeurd’ of deze staat nog leeg. Je verwijdert eerst de rijen die op ‘Afgekeurd’ staan en de rijen waar in kolom K nog niets staat ingevuld. De rijen die op ‘Goedgekeurd’ staan, laat je staan. Sla deze Excel op je bureaublad op.
5. Surf naar de backoffice van Networkapp. Meld je aan met volgende gegevens
   1. Login: communicatie@lokaalsportbeleid.be
   2. Wachtwoord: Sportbeheer2660!
6. Klik op het logo van Netwerk Lokaal Sportbeleid (staat net boven de lichtblauwe button ‘+Add event’. Op die manier krijg toegang tot de backoffice van de community app.
7. Klik links in het menuscherm op ‘Members‘. Onder het sub-menu van ‘Members’ klik je op ‘Import‘.
8. Je kan je opgeslagen Excel-document bij ‘1. Upload new participant list’ uploaden. Klik op ‘Select file’ om je Excel document te selecteren.
9. Klik bij ‘2. Identify header rows’ op de lichtblauwe button ‘Next‘.
10. Klik bij ‘3. Select columns’ op de lichtblauwe button ‘Next‘. Normaal staan hier alle velden al correct ingevuld.
11. Klik bij ‘4. Set import options’ op de lichtblauwe button ‘Preview import‘. Normaal staan hier alle velden al correct ingevuld.
12. Klik bij ‘5. Preview and Finalize import’ op ‘Add and Update participants‘. Automatisch zie je welke nieuwe ‘entries’ worden ingevoegd. Klik tot slot op de lichtblauwe button ‘Import‘.
13. Je komt automatisch terecht in het overzicht van alle leden die in de community app zitten. Je hebt nu net de nieuwe registraties ingevoegd. Nu moeten ze enkel nog uitgenodigd worden.
14. Wanneer je het overzicht ziet van alle leden die in de community zitten, zie je onderaan een oranje balk. klik op de lichtgrijze button ‘Select‘. Er komt een sub-menu tevoorschijn. Klik binnen dit sub-menu op ‘Not invited‘. Op die manier selecteer je alle leden die nog niet uitgenodigd zijn (dit zijn de leden die je net hebt ingevoegd).
15. Klik op de lichtoranje balk naast de woorden ‘For selected‘. Er komt een sub-menu tevoorschijn. Klik binnen dit sub-menu op ‘Send invite codes‘.
16. Klik daarna op de lichtgrijze button ‘Apply‘.
17. Je komt in een nieuw scherm terecht om de leden uit te nodigen. Bij ‘2. Select Recipients’ kan je zien welke leden je geselecteerd hebt.
18. Klik bij ‘3. Choose a Personal or Shared Invite Code’ op ‘Personal invite codes – Individual‘.
19. Bij ‘4. Customize Your Message’ ga je links een e-mail template moeten selecteren. Bij ‘Template’ aan de rechterkant kan je een sub-menu laten ontvouwen. Momenteel staat dit op DEFAULT. Wijzig dit en selecteer ‘Goedkeuring registratie community app Netwerk Lokaal Sportbeleid’. Op die manier krijg je andere tekst te zien bij het voorbeeld van de e-mail.
20. Klik tot slot op de lichtblauwe button ‘Send Invites‘. Op die manier verzend je de mail met instructies naar de leden die je wil uitnodigen.
21. Je komt automatisch opnieuw terecht bij het overzicht van alle leden die in de community app zitten.
22. Om in de volgende export (die we nodig hebben voor de verwerking in Network app) geen dubbels te kunnen importeren, mogen de ‘goedgekeurden’ nu ook naar de prullenbak verplaatst worden in de backoffice van de website van Netwerk Lokaal Sportbeleid. Dit kan via dezelfde werkwijze als hierboven: selecteer het formulier ‘Registratieformulier community app’ en bekijk de inzendingen er van. Selecteer alle ‘goedgekeurden’, klik op ‘Bulkacties’, selecteer ‘Prullenbak’ en klik op ‘Toepassen’.