Opvragen ledengegevens voor subsidiedossiers

Bij de verwerking van de subsidiereglementen is het vaak nodig om gegevens op te vragen om voorwaarden te controleren en het toegekende bedrag te bepalen. Soms wordt daarbij een ledenlijst als bijlage gevraagd. Maar mag dat? En zijn er alternatieven mogelijk?

De invoering in 2018 van de GDPR (of AVG) privacy wetgeving vraagt ons kritisch te kijken naar alle bestaande gegevensstromen. Vanuit privacy standpunt moeten we sindsdien steeds kijken naar wat effectief nodig is om het doel te bereiken, en ons beperken tot het doorgeven van het minimum aan gegevens dat daarvoor nodig is. Ledenlijsten doorgeven is daarom meestal niet nodig.

Vraag een federatieattest op

Veelal wordt deze lijst opgevraagd voor het bepalen van het aantal leden uit de gemeente of aantal jeugdleden en senioren. Deze informatie kan ook makkelijk via een attest van de federatie opgevraagd worden. Een aantal federaties hebben hiervoor reeds een standaard document waarop deze cijfers te vinden zijn. Bij zo’n attest kan dan de ledenlijst achterwege gelaten worden en kunnen de nodige gegevens toch geraadpleegd worden. Daarnaast bevestigd dit attest dat deze leden effectief zijn aangesloten via de sportfederatie en genieten van de nodige verzekeringen. Wat niet altijd garantie biedt wanneer je de lijst bij de sportclub zelf opvraagt.

Een voorbeeldje van hoe een federatieattest er kan uitzien vind je bij de Vlaamse Sportfederatie.